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金蝶K3使用总结

发布时间:2012-8-26 9:51:19    点击率:6638

  一、 软件安装完后,管理员首先要对中间层有一个基本的了解。中间层的密码很重要,忘了就得重装中间层;中间层菜单上有一个“系统 使用情况”的功能项,这一功能项是反映某一时刻正在使用系统的情况,如果有的单位站点较少,可以通过这里看出当前使用的是哪些人,从而对使用人员进行调 节,将某些未用但没有退出系统的用户强行清除掉;在系统非正常退出时,中间层还保留其信息,大家在操作时会出现“当前使用的功能与其他用户冲突”、“该数 据正在调用”等提示即与此相关,这时管理员需要在中间层选定对应帐套,通过网络控制清除相关信息。中间层的主要功能是建立新帐套、备份帐套和恢复帐套,这 三项基本功能大家都应该会的,需要指出的是大家在作出重大操作时,如修改数据库、测试某一功能等情况下,要先备份。对于备份大家可以使用帐套自动指备份, 在你选择好路径和间隔时间后,系统会自动将帐套备份到指定的地方。自动备份要注意不要关闭,否则下一次备份中断,该功能可以在中间层关闭后独立运行,该功 能运行时,显示器右下角会有一个相应的图标。
中间层还有注册帐套和取消注册帐套两个功能项。我是这样理解的,取消注册帐套类似于临时禁用了该帐套,要恢复时只须注册该帐套即可,这在需要暂时停止某一帐套,同时其他帐套正常使用情况下时适用。如果确实不需要某一帐套了,则使用帐套删除。
系统默认administrator这一用户为管理员,其权限最大。管理员可以在中间层修改其密码,也可以在进入K3系统主控台时修改。管理员对这两个 地方一般很熟悉,但一般操作员对更改密码并不熟悉。对于操作员只能在进入主控台时更改密码,方法为:双击K3快捷方式图标后,在主控台处录入自已的用户和 密码,不要点击确定,这时点击主控台左上角的修改密码,修改完成后须录入新密码才能进行系统。

  二、 进入K3主界面后,菜单上的“设置--主控台编辑”是以所设置的计算机为基础的,即某一台机器设置为特定的主控台后,其他操 作员进来时都是一样的。这样大家在不熟悉的机器上如果看不到自己所需要的模块,首先要想到其主菜单的设置更改造成的。菜单上的“设置—选项”中允许多个主 采单同时存在是大家用得上的。如果你大部分时间只同时使用一个系统,则不选择,如果你同时要打开多个界面,则选择此选项。
主界面下有一个“我 的K3”,这一功能项可以将大家常用的几个功能项放在这里来,不论是哪个子系统的明细功能,只要设为常用功能,以后就可以直接在这里使用,不需要跨模块选 择明细功能项。“我的K3”中还有一个即时消息中心,主要用于各操作员之间进行业务交流,如提醒有单据需要增加、修改或删除等,让各操作员间实现在线交 流。

  三、 基础资料  K3使用前,必须设置好基础资料,基础资料是运行K3系统的基石,有点象做房子前要准备好材料一样。基础资料的准备顺序基本上就是系统默认的顺序。这个顺 序没有什么特别的,怎么着都行,你在需要时自动提示你需要先处理哪一些。不过我还是要将一般处理顺序说明一下,最好是:币别、凭证字、计量单位、结算方 式、仓库、仓位、部门、职员、科目、客户、供应商、物料。一些项目是有必录项与非必录项的,在前期我们可以只录入必录项,以后在需要时再录入非必录信息。 我原以为仓库与仓位是一多对应的,后来在操作中体会到,两者是可以任意组合的。在设立仓位时,建议管理员到演示帐套中看一看两者的区别与联系,仓库是在单 据表头上的,仓位是在表体的,只有设了仓位管理的才需录入仓位。由于上述特点,可以将仓位管理虚拟出来进行一些其他的使用。
在客户、供应商、部门、职员、物料等中,其代码可以随时更改,在更改代码后,其原有信息自动过到新代码之中。如果代码分了级次,更改上一级次的代码,其下级代码成建制的都将相应的上级代码更改过来了。
对于代码有两点共性需要说明:一是代码是以“小数点”来区分不同级次的,相同的点数为相同的级数,同一级中的代码长短可以不一样;二是同一核算项目的明细项尽可能的在级次和长度上保持一致。
中小企业职员建议分两级,第一级表示部门,第二级是职员。这样查询起来方便一些,不过如果是使用了CRM系统且与K3系统集成的话,则不能使用小数点来作为分级了,因为CRM中不认这种分级,同样的还有客户也不能以小数点来区分级次。(对CRM的了解仅此而已)
科目  科目代码的更改有自身的特点,其他项目的代码随时都可以更改,科目的代码的更改就不一样了。在科目使用后,其一级代码可以改动,除此外都不能改动。
设 置科目要了解哪些属性是用后可以更改的,哪些是不能更改的。如上述代码除一级外都不能更改,同样不能更改的有科目类别、数量金额核算、是否为现金科目和银 行存款科目、是否出日记帐、余额方向、计量单位和所挂的核算项目。别的不易反复,最易反复的是科目所挂的核算项目,如原材料挂了物料这一核算项目,后来又 不想挂了,只在存货核算中看明细就行了等等。今天我们一位同事就提出来,应收帐款只挂客户,不挂职员了,因为回款时谁也不便去看以前挂应收时是哪一位职 员。如果出现了核算项目确实需要更改的话,可以新建一个科目,然后将余额转到相应的科目中去。
科目修改后不宜禁用,因为科目禁用后,如果要查原数据的话,查询不到。这一点与其他核算项目不一样,其他核算项目在禁用后,是可以看到原来的数据的。
记住现金和银行类科目不要勾上现金等价物,如果你以后在作现金流量表(总帐中的)时最后的现金净增加额与总帐的不对,你可以到科目中查看一下是否将现金及银行存款勾上了现金等价物,如果都勾上会记重的。
科目上一级代码被作为明细代码使用后,可以增加下一级代码,其上一级的发生额及余额等自动地被第一个增加的下级科目所继承,其他项目也都如此。
科目应注意的主要是以上几点,常规的科目没有什么可说的,这里说明一下我们几个具体科目设置时的体会。
1、 往来科目最好挂核算项目,不设明细科目。往来科目指应(预)收帐款、应(预)付帐款、其他应收(付)款。应(预)收帐款、应(预)付帐款可以考虑 同时挂上职员,其他应收(付)款一般分2个二级科目:往来单位和职员。职员在核算项目中有,往来单位则需要增加。大家要熟悉在K3系统中可以增加核算项目 和辅助资料,这些会与系统默认的一样使用。增加往来单位后,在科目“其他应收款—单位往来”中就可以增加其核算项目“往来单位”了。对于往来科目,我建议 大家不要设置预收帐款和预付帐款,其他应付款在一般情况下也可以不设,这是一个纯财务问题,供财务人员参考。
2、 购买并使用了仓存和存货核算系统的单位,存货会计科目可以不设明细,也不挂核算项目,只需一级科目就行了。由于凭证都是物流系统中过来,需要查询明细帐时到存货核算中查看就行了。
3、 销售费用、管理费用明细科目可以采用核算项目,而不按传统的处理为明细科目,这样一是可以将两项费用中的相同项通过的定的方式一并查询,如要查业 务费,不选择科目、只选择业务费,就可以看到所有挂业务费费用科目的业务费是多少,另外如果挂项目则可以使用“核算项目组合表”查看分部门或职员的销售费 用、管理费用明细表。制造费用也可以考虑与销售费用、管理费用一并使用核算项目。
4、 如果购买了固定资产系统的,固定资产资产和折旧只需设置一级科目即可。

  客户、供应商   在开始使用时可以只录入必录项,非必录项资料也同时录入,不要都留在以后录入。
客户与供应商的代码建议 以各省的标准代码作为第一级,第二级就到明细了。各省的代码即身份证的前两位数。有的同志偏好分为三至四级,第一级分国内、国外,国内的第二级为六大区域 的划分,第三级是省份,第四级才是明细,其实前两级没有必要。国内国外就两个没有必要,区域的划分在各项目中也有。当然省份在客户和供应商中也有,但由于 客户与供应商数量较多,以省份划分开来容易理解。
在实际工作中许多同志有各自的考虑,如:按采购员所联系的范围或按供应原辅材料的类别或按是 否外协来划分供应商,这都是不很科学的,他们认为我只要点击相应的类别就可以找到我所要的供应商等等方便自己的工作。如果按此分类各采购员工作的划分是相 对的,同一个供应商既做外购又做外协怎么办,多个业务员与同一个供应商发生业务往来怎么办。要想达到上述目的,建议大家细细品味一下客户和供应商的非必录 项。就供应商而言,你可以增加一条业务员来区分这个供应商主要由谁联系即可,此外系统在区域问题默认的就很好了,将国内与国外综合起来分类,这样简单明 了。对于客户与供应商的处理,这里将我单位的做法供大家参考:

客户、供应商的录入

一、 编码规则
各单位统一将客户、供应商设为两级,第一级为2位,第二级为3位。第一级以各省标准代码为准,有港澳台及国外业务 的,可增加“港澳台”项,代码80;增加“国外”项,代码85;实际业务时可能有一些不便处理的,如交易金额很小,且次数较少,没有必要对其进行详细管 理,但又要进行出入库管理的,可设置零星供应商/客户,现销客户/现购供应商等,这些一级代码归为其他,代码90。第二级各代码之间适当留些空间,以便将 相关的单位放在一起。
此外,关联单位一级代码统一为00,不按地域分类。
二、 项目录入
单位名称一定要填写完整和规范,原则上以对方公章(财务章)为准。经常遇到有些单位改制的情况,名称更改了的,将名称字段改为新名称,在简称处填写“**年**月前称******”。
地址、联系人、联系电话、传真、邮编、邮件地址等如果有的话也录入,未录入的以后补齐。
往来单位均有区域选项,供应商与客户是一样的选择区域。系统默认六大区域及港澳台及国外项供选用,如有需要调整的,可以到辅助资料设置的区域中进行调整。
公司领导及销售部门需要的分区域销售、分渠道销售及客户类型销售等在客户录入时如何体现,还有无其他的需求。这种需求可以在系统中轻松完成,很有实用价值。通过辅助资料增加一项即可完成更多需求。
各产业集团可能对区域、销售渠道、客户类型不一致,不要紧,随时可更改,更改之后即可查询。
各省代码如下(略):

物料   物料的处理是各单位基础资料准备的难点,往往久拖不决:一是物料从数量上较客户供应商或职员等其他核算项目都要多,二是单条物料录入时要注意的项目多,三是不同岗位对物料的需求不一样等等。
对 于物料,首先要确定的是编码规则,编码是按字母编还是按数字编,是按物料的属性还是按设计图纸编,是按定额单来分类还是按光机电等物料本身的属性来分类, 是以物流为主分类还是按会计科目来分类等等都是大家讨论的。财务人员、计划人员、仓库人员、采购人员都会有各自的意见,因此一定要民主集中,果断从事。集 中的意思是避免议而不决,果断从事是因为代码以后随时都可更改。在我们讨论中,差点选择了流水号的方式,足以显得我们的无奈。其实选择流水号也没什么的, 代码没有什么实际意义的,真正有意义的是物料的属性定义上,再者说,代码以后还可以更改调整的,不会对工作造成大的影响,关键是名称要规范且不要出现重 码。
在这里我还是先将我单位的设置情况复述给大家,并对其中部分内容进行说明。
物料录入

一、代码
物料编码统一按数字进行编写,所有编码统一为4级,1-3级为2位(类),第4级为3位(明细)。所有编码中间要留有余地 (中间空一些编号),包括类和明细,这样以后可以将类似的新增物料放在一起。所有明细物料的编码必须长度一致,以后确实不够时再加。(说明:由于K3系统 是以小数点来区分级次的,所以长度可以任意增加,这与金蝶2000等是不样的)
编码一级代码主要按会计科目需要分类:分为原材料-05、外协件-10、自制半成品-20、产成品-30、虚拟件-90。(说明:上述分类与会计科目以及物料属性基本匹配,这对设置存货科目及在存货核算等处查看报表是很方便的)
大家要领会物料编码与产品编码、条形码的关系。物料编码与条形码一般来说是一一对应,产品编码是一台(套)为一个编码。可以理解为物料编码为一种物料,如E2000D联想笔记本电脑,产品编码就是这种电脑的不同个体,一定不要将两者混淆。
我们常指的产品编码在K3系统中为序列号管理(电子行业版),也可以通过产品批号来对应产品编码,不过批号得按产品编码来录入。(说明:我公司使用的是电子行业版本)
同一种物品,不要因为仅仅是不同的供应商而将其编为不同的编码(有的价格也有一定的差异)。如果我们认为区分开来很有必要,可以考虑用序列号或批号来处理。不同的供应商提供的物品确实有区别,如外形、颜色等不一样,我们应将其编为不同的编码。
在明细项中,尽可能将名称相同的放在一起,如明细类为电子元器件,电阻编号为001-099,电容为101-199。如果电阻、电容种类很多,当然可以增设类电阻类和电容类。在电阻和电容编码中,尽可能按规格型号排序。
在 物料分类中,有一种情况要划分清楚。如:我们有四种物料:电脑、电脑主板、绘图仪、绘图仪主板。在这四种物料中,我们是将电脑主板放在与电脑一起编号还是 与其他主板一起编号,要有一致性。再如电源,我们是将所有含电源两字的放在一起,还是将特殊电源与其主件放在一起(声光电源)。
二、名称   规格型号
名称一定要统一规范,不要与型号连在一起用,由于名称的不规范,极易出现重码。
三、 物料属性  是指该物料是外购、自制,还是外协件、虚拟件等。物料属性是属以后不能更改项。如果是自制品你选择成了外购品,以后下达生产任务单、选择成本对象时不能调 用,因为该物料是外购品,不需生产;此外在制作备料单时不能作为父项。对于不清楚是外购还是自制的物料,可以选择自制。如果仓库中本身没有一套电脑,而是 以显示器、机箱等部件来进行管理的,那么电脑就是虚拟件了。大家要了解不同模块对属性的划分,如半成品、产成品在入库时都称为自制入库核算,外协件、自制 件在出库时都作为产成品出库核算。如果还不清楚,可以看一看相关帮助文件。
四、单位  数量精度
系统支持双计量单位,基本单位和常用单 位,其中基本单位是不能修改的。基本单位与常用单位之有一定的换算关系,如:电线,基本单位是米,常用单位是卷,某种型号的电线一卷为100米,那么 0.2卷就是20米了。这里要注意如果同一种线每卷长度不一时要变通处理:如这一次进的同一种线长度变成了150米,可变通为按1.5卷来处理,或者另行 编一物料代码。
如果需要双计量单位管理的特别少,可以不用双计量单位,这样在许查询起来相对清晰一些。许多报表是同时反映基本计量单位与常用计量单位的。
数量精度通常为0,但是如果是重量、长度单位时,有时也有小数,我们要根据实际判断哪些物料有几位小位。
如果你在此将数量精度设为1,以后在录入相关单据时,小数位数只能保留一位,实际确实需要2-3位时,须先将此修改后方可录入。
建议小数位数原则上用两种:0和2。
五、最低、最高、安全库存
这三项库存是管理者根据一定的情况判断录入的,这三项系统有默值,初始时将其设为0,对于单价较高或重要的物料该项要整理录入,以加强物资管理。
六、销售单价对于定型的产品都要将公司的报价录入,这一价格自动在录入销售订单时出现。若再输入折扣价(额),就是实际交易价了。
七、 批次  目前看来,没有必要设置此项,也就是不打钩。批次选上后不能更改。批次选上后,每次出入库都需填上批次。如果初始时选上了批次,但实际使用中没有必要,因 不能修改此属性,那么可以都用一个批号,如1。批次和序列号在入库时手工录入,且不能相同,在出库时只能选择使用,不能手工录入。
八、保质期  各单位如果有需要保质期管理的物料,必须选择此项并填上保质期。若要选此项,须先选批次管理。保质期一般用于食品医药行业,如果公司有人选择此项,须及时反馈到我这里,以商讨其必要性。
保质期设定后不能更改。
九、计价方法、存货、收入、成本科目代码与财务有关,及时与财务联系。计价方法设定后不能更改,设定的存货科目代码在“存货核算系统—对帐”及自动制作凭证等处要用的。
十、单价精度一般默认为2,如果确有超过2位的,随时可以更改。有的同志在录入0.0567元时出现0.06元就是因为单价精度的问题。
十三、计划资料主要是供进行物料需求计划使用的,有一定的独立性,如果条件成熟的单位可以录入,也可以以后录入。
十五、条形码  结合到条形码的使用随时录入。
物料录入有几点要注意:
一、 可 以利用默认功能,以提高工作效率并减少差错率。方法是:在物料核算项目类别属性处对各项目设置其默认值,这种办法在期初集中录入物料时很实用,如先录入原 材料,那么将物料属性设为“外购”,将存货科目设为“123---原材料”,将计价方法设为“加权平均法”等等,待录入产成品时,再将属性改为“自制”, 将存货科目设为“产成品”。
二、 大家要分别对待可更改项和不可更改项,对不可更改项要特别注意。
三、 尽可能避免重码的发生。

上面讲述的是基础资料,他们有很多共同之处。其一,都可以通过引入功能进行。如果你们的基础数据比较完整,并且能够整理成比较规范的库表结 构(以Excel为例),那么可以将基础资料直接引入。引入前先录入一条记录进去,然后将其引出,再将现有数据按照引出的格式引入,记住先引入少量几条后 再分批引入。引入时注意分析该项目(如职员)哪些是选择项(如部门),哪些是手工录入项(如姓名),选择项必须有相应的项目及具体内容。如引入的职员表中 有办公室、财务部等几个部门,那么部门项目要先录好办公室、财务部后才能将部门引入,这也就是前面所述的录入顺序问题。引入中如果必录项是空或不是系统认 同的,则该条记录不能引入。引入的代码必须符合系统认同的规则,所有的明细或下级必须有上级代码。与引入相关的是一些同志喜欢改库,我个人不赞同这样做, 如果你确实在库中写初始数据,包括后来更改的,那么需要在操作界面上一条条地击活,否则系统认为没有这条记录。
其二,大家可以看一看录入基础资料的菜单,都有对资料的修改(在属性处)、删除和禁用。在录的资料被使用前,都可以进行修改、删除和禁用。但在使用之后,所有基础资料均不能删除但都能禁用,只有部分字段可以更改(大家可以回头看看上述内容或对着演示帐套自已体会)。
其 三,大家可以看看基础资料录入修改界面的选项,前面3个容易理解,第4项“F7查询默认字段”如果选择了名称,则在使用过程中按F7查询时并按F5搜索 时,系统默认搜索的字段为名称,否则为代码。其实大家使用搜索多的是名称。建议大家在今后当入单据选择查询基础资料时,要尽可能的使用搜索功能,从多角度 搜索几次后,再新增基础资料,这样可以减少重码。这几个选项各项目均是一致的,只改一处即可,以最后更改的为准,其认同的是操作员,即某一操作员进去的界 面是专有的。与界面相关的还有打印方案和套打设置是与计算机有关的,查询过滤方案与操作员有关,单据自定义同一帐套所有人都是一样的。
其四、在大 家发现不需用的核算项目后,能够删除的尽可能删除,确实不能删除的,将其代码改到一特定的类中,注明原代码是多少,然后禁用。所有核算项目使用后是不能删 除的,因此要删除某一核算项目,则需要将所有使用该项目的地方都改掉,然后删除。例如有两个客户重录了,我们可以通过查询看哪一个使用较少,则易更改,然 后将要删除的一个所有发生额全部都改为另一个后,再将其删除。
如果大家是第一次使用K3系统,那么到了这里,你对核算项目的理解还很模糊,随着后面对各系统的操作,你会对核算项目的理解越来越清晰。因此上述内容在你使用一段时间后还需回头再看两个来回。

四、 系统设置    注意哪些是不能改变的,哪些是可以以后改变的。物流系统要启用,第一步就是要设置系统参数。该设置在系统设置—初始化---购销仓存均可---系统参数设 置处。物流系统参数的两项以后是改不了的:一是数量、金额核算的选择,一般单位应选择数量金额核算,数量核算适用于只管理数量的分支机构;二是库存更新方 式的选择,一般单位在开始认为审核后更新好,其实在实际使用过程中,还是选择保存后更新好。上述设置在录入初始化数据后就不能再更改了。如果你选择了审核 后更新,则在以后物流系统(一般称购销仓存为物流系统)中看到即时库存与实物库存不一致时就要想到这一点,就是有部分单据未审核造成的。还有一个特点,就 是不论单据是否审核,在台帐中总是可以看到的,但在存货核算系统中的材料明细帐等中则看不到,所以看到两张表有差异时不要感到意外。
五、 在总帐 系统设置中,除会计期间启用后不能更改外,其余以后均可以更改。设置中大部分选项意思清晰,这里只将我们遇到过的误解说一下。当时我们录入凭证时不是每条 分录都有摘要,且没有选择“明细帐(表)自动继承上条分录摘要”,因此我在看一明细帐时,看到有笔业务与其摘要明显有些异常,可谓百思不得其解,后来才注 意到是同一张凭证中所有未录入摘要的分录在明细帐中都自动用上了第一条分录的摘要,当然文不对题了,如果我们选上了此项就不存在这个问题了。总帐中系统设 置选项很多,大家在使用一段时间后会觉得有些设置要调整,这时就要多到这里来看看,多多品味系统设置,其他系统的系统设置也一样,特别是物流的。
六、 物流系统的系统设置其实都是一样的,我们从系统设置—系统设置—购销存—系统参数进去,可以看到这里所有都是随时可以修改的,修改后单据按新规则编排。
首 先来看编码规则。这里的编码规则与基础资料中的编码规则不一样,基础资料中是针对基础资料的,这里是针对业务单据的,是指业务单据的编号按什么规则自动生 成。前后缀指以什么固定的内容开头尾,格式是指中间号码多长。如果不填列格式,则编号会按流水号往来后数,到时候以编号排序时,10号会排到2号的前面 去。如果填写了格式,如为“0000”,则单据编号会按“0001”、“0002”------ “0010”这样排下去,在我们按编号排序时不会出错。编号长度建议以3-5年该单据的总数为限设置,不宜过长。
对于各个选项,我只想说一点,那就是单据编号可手工录入,其他的没有什么可多说的。建议大家不要允许手工录入单据编号,其中对于采购和销售发票本身有号码,可以考虑在其单据上增加一个表头,起名为原始编号或手工编号。增加表头在单据自定义中进行。
此处选项极为丰富,由于没有接触业务,不怎么好说,再者字面意思也很清楚,需要说明的是,系统管理员以后在什么考虑时或用上一段时间后就到这里来看一看,你会感到这里有很多你想要的内容。
七、 初 始化  总帐初始化就是录入其初余额,记住录入完后一定要进行平衡试算一下,需要指出的是,在初始化未完成时可以录入凭证,但不能审核和记帐,因此初始化工作要尽 快完成。一些同志在发现有些科目设置不妥后将发生额、期初余额等修改删除后,没有使用相应科目了,还是不能更改或删除相应科目,这时要想到在初始化的试算 平衡处试算一下。购买了应收应付系统的,在总帐与应收应付中可以只录入一次,然后对传即可,不过要注意在总帐中所挂的核算项目在应收应付中必须有对应的。 我就吃过这个的亏,在总帐应收帐款科目下设了好几个核算项目,其中一个在应收款中没有对应的信息,在应收款往总帐中传入时就没有成功,后来只得重来。
固定资产与其他系统不一样,其初始化数据不在系统设置---初始化中录入,而在财务会计—固定资产中录入。
物 流系统初始化数据有四点:一是期初未入库的暂估入库单,该数据(金额)应与财务的暂估应付帐款一样;二是期初未核销销售出库单,该数据应与分期收款发出商 品对应,不过有的单位未作处理,仍挂在库存中,这时就不需要录入;三是期初委外出库单,该数据应与委外加工物资相对应;四是期初的在产品成本,该数据与生 产成本余额对应。前三点是启用仓存系统所必须的,第四点是针对使用成本管理管理系统的。
物流系统结束初始化前,应将相应的数据进行核对,如:期初未入库的暂估入库单与财务的暂估应付帐款核对;期初未核销销售出库单与分期收款发出商品核对等。
上 述各分系统的启用时间可以先后,其数据应与启用时间对应。对于启用系统时间,建议大家最先使用总帐及仓库,其他系统视情况跟上,具体情况视各单位操作水平 及购买模块而定,实施人员一般会提出一些建议,如果大家(指客户)没有实施过类似系统,望充分尊重实施人员意见,切不可想当然地按自已的思路来做,也不要 想到实施起来很容易或者很难。
系统设置就介绍到这儿,后面描述各系统时再回头来说明。

八、 物流系统的使用
物流从采购申请单开始说起。购买并使用了计划系统的,大部分采购申请应该是经过MRP计算生成的,这里由于没有说计划,所以还是以手工录入开始说。采购申请单就是采购计划,即应该买什么。采购申请单的录入很简单,把要买哪些物料,数量多少,要求什么时候到货就行了。
录 入工业单据有一些共性,在这里一并说了。K3数据分关联生成和手工录入;对于录入项又分选择录入和手工录入。凡是涉及基础资料的,都是选择录入,如客户、 物料等,这一点你在输入一个数据后系统不认同就知道应该是选择录入了。选择录入的,直接按F7或点击菜单上的查看。手工录入项是没有设为基础资料或不便设 为基础资料的,如日期、备注、用途等。其中有一部分是即可手工录入,也可选择录入的,如备注;有一部分是在入库时是手工录入,出为时选择的,如物料批号、 序列号等。选择还是手工录入,大家想到有这么回事即可,不要录不进去就感到惊异。
工业单据可以复制,方法是查询到源单据后,点击复制,然后修改即可,这对类同的单据录入要加快录入速度,提高录入准确率。单据还可以下推生成,这需要操作员同时具有操作源单据和目标单据的权限。
工 业单据可以关联生成,如关联采购申请单生成采购订单,这个以后大家经常用到,关联生成单据自上而下只能一对多,不能多张上游单据生成一张下游单据。这一点 对发票的生成有些不同,一张发票可以关联同一单位的多张入库单或订单生成,但必须是同一单位的,且只能关联入库单、订单或合同中的一种。说到发票,还有一 点与别的单据不一样,就是上期物流未结帐,下期发票就不能审核。
说到单据的录入,一并说说工业单据自定义和单据套打。工业单据自定义仅针对工业单 据,财务单据暂无自定义功能。自定义是指录入界面自定义。如前面系统设置中所述的发票增加表头即如此,有时我们认为界面录入项过多或过少,都可通过单据自 定义解决。在单据自定义中,可以将表体或表头隐藏起来,如我们将收货通知单的价格、金额隐藏起来,不让收货人员看到价格;也可以将我们常用的表体列移到前 面一些。不过提醒一下,在自定义单据中去掉一些表头后,可能影响某些功能的使用,我曾在使用8.8.2版本时遇到过将销售订单的部门和主管隐藏后,不能被 关联生成销售出库单。
说到发现这种原因的过程,大家可以借鉴一下。如果大家在某一功能使用时发现异常,对这种情况要进行分析,将错误现象描述清 楚,以便技术支持人员解决。异常现象是所有计算机上均出现还是部分机器出现,是所有操作员使用都出现还是部分操作员出现,是客户端出现还是服务器上出现, 是部分单据出现还是所有单据出现等等,由此自已就可以解决一些问题。如出现上述问题,首先要想到是部分单据不能关联生成还是所有单据不能关联生成,从什么 时候开始出现这种情况,在这段时间里进行了哪些操作。经分析,我发现一部分单据可以生成出库单,不能生成出库单的是某一时间以后的,且没有部门及主管,由 此我想到可能是因为单据自定义出现的。不过到现在为止,没有看到因自定义单据引起其他异常。
与单据自定义相关的还有单据套打,单据自定义是供大家 录入用的,单据套打是供大家打印用的。单据自定义后所有用户界面都是一样,单据套打同一帐套是认计算机的,这点在前面已经提过。套打大体上可分为财务单据 和业务单据,风格有点不一样,不过所有套打都需进行设计。在套打设计中,所有默认的套打都不能更改的(改了之后不能保存),可以在更改后另存为一个文件即 可,单据套打很容易,与access报表设计极为相似。在物流中套打设计是工业单据套打设计中进行的,设计好后,回到业务单据界面进行套打设置即可;财务 单据即可在财务单据套打设计处设计,也可在应用界面单据套打设计处直接进行设计。
采购订单的录入与申请单差不多,可以理解为与供应商签定的具体合同,如果采用的话,可以将其套打成合同格式传给对方。与订单相关的两个系统参数选项“订单价格默认为含税价”及“采购订单可追加执行”在这里就有所体现了。
实 际工作中,采购订单上的价格为含税价,同时有的税率为17%,还有的是6%、4%和0,因此业务员如果知道税率为非默认税率时,应将税率填上,这样在外购 入库单关联采购订单生成时,暂估价格就相对准确一些,这一点我以前一直没有注意到。另外有的单位在订单货物都到后,采购订单已经关闭,还想再追加一些,这 时不想做采购订单了,但在流程上又确定为外购入库单或收货通知单必须关联订单生成,这时可以选择“采购订单可追加执行”。
在这里说一下关闭、作 废、关联等几个的特点。关闭是指该单据已经被其他单据全部关联使用,或手工使用关闭功能将其关闭,关闭后的单据不能被关联生成其他的业务单据,单据关闭是 以“订单---出入库单---发票”这条主线为基准的。如采购订单被收货通知单、入库单或发票关联完后才会自动关闭;销售订单在被采购申请单关联后并不会 关闭。作废很易理解,审核后的单据不能作废。作废的后果是该单据的数据在各种表中不作计算,但其关联的单据如果已关闭,不会因此单据作废而能再被关联。关 联与业务流程设计相关,就是指某一单据根据什么来制作,由于发生了关联,才能出现采购订单执行情况表等一系列管理报表,才能使用上查下查等查询功能。
外购入库有一拆单/合并的功能项,这主要是用于与发票审核的。在一张入库单并不在一张发票上的时候,且该入库单又不能修改的情况下就需要拆单了。拆单在入库单查询处,选择拆单即可。类似的还有销售出库单。
在 各系统中都有系统设置好的报表供大家使用,大家要多用多想,各种表在什么情况下适用,为了使用该表功能,哪些设置应注意。如:为了能看到库存ABC表,必 须选择数量金额核算和金额在仓存可见。又如仓存系统中的台帐只要做了单据就有反映,而在存货核算系统的材料明细帐中只有审核了的单据才有反映;台帐中只有 上月结帐后才能将上期余额带过来,而即时库存数量是不论结帐与否的都算在内的;还有就是销售毛利润表(销售系统中)与销售毛利润汇总表(存货核算系统中) 的差异,物料收发汇总表与收发业务汇总表的差别。大家可能用得少的有物料收发日报表,这张表很实用,能反映任意日期间的收发情况,而一般的表是以期间 (月)为周期的。把所有的表都看过了,才知道他们之间的异同,才知道哪些是你所要的。
特别要提出来的是销售毛利润表和销售毛利润汇总表,毛利润表是按选定期间的发票和出库数的对应数;毛利润汇总表是以发票上的数量为基础,计算出对应的销售出库成本,这个表就是财务所需的销售利润明细表,充分体现了配比原则的一张表。
系 统自身的表并不能完全满足大家的需求,还有一个办法帮助大家补充报表功能,那就是查询分析工具,每个物流子系统中都有。这个工具可以将序时薄中的信息通过 二维表的方式表现出来,方法很简单,按引导操作即可。如果上述办法还不能做出你所要的报表,你只能进行二次开发和其他方式补充了。

存货核算系统   这一系统与购销存有很大的区别,一般大家认为这是物流管理中的模块,主要由业务部门来处理,我认为是不正确的。存货核算和成本管理主要以财务人员使用和管理为主,特别是存货核算系统,涉及的地方较多,要特别说一说。
期 初金额调整用于处理金额异常的情况。在暂估价格与发票价格不一致等情况下,会出现期末期初单价极为异常的情况,有的单价奇高或奇低,有的甚至是负数。这时 就需要做金额调整单来处理,否则在存货核算或做凭证时不能通过。我就遇到过这样几种情况,单价是负数在存货出库核算自然是通不过的,不过还好有错误提示; 在存货核算中做凭证时,如果单据中有一条金额为0,则不能制作凭证。我们的一个物料价格不到1分钱,最后在凭证中怎么也调不出来,开始想不到这一点。在特 殊情况下需要只录入金额,不录入数量的情况下,也可通过金额调整来实现,因为出入库单据是必须有数量和金额的。目前系统还存在因四舍五入造成只有几分钱而 无数量的情况,也要通过调整单来处理。
外购入库核算就是对发票与对应的入库单间的差额进行核算的,当两一致时(不需要进行核算),在入库单与发票 不是同期到达时,两者差额会自动形成一张外购入库补差单,只有金额,没有数量。这张单据在外购入库单查询中是看不到的,开始使用K3系统时,看到材料明细 帐中有这张单,而在入库单查询中怎么也找不到,着实紧张了一阵子。
存货估价入帐是将本期没有来发票的入库单填上金额。由于种种原因,外购入库单没有单价,这时你就需要在这里录入,同时可以修改已有的单价和金额。只要录入或修改完单价,暂估入库入帐就处理完了。委外入库、其他入库与此类似。
自制入库核算就是根据成本计算的情况将自制品的成本填列上去,核算时里面会自动有一些物料及数量,这些都是当期产品入库单的汇总数。根据该数量填上单价即可。
更新无单价单据是用来快速处理无原单的红字出库单等的单价的,根据其提示选择即可。如果仍不能解决单价问题,象红字销售出库单单价只能手工录入了。
材 料出库与产成品出库核算是差不多的,那是按照开始设好的物料计价方式计算出库的成本。材料是指物料属性为外购的那一部分物料,其他的均为产成品出库核算。 所有物料出库单在制证前都要经过出库核算后进行,而不能以出库单上录入的价格为准。物料经过出库核算后,出库单的价格变为系统核算的价格,因此在录入出库 单可以录入价格,也可不录入价格。
凭证处理要注意单据必须审核,该经过核算的必须经过核算,最好是所有的单据都经过核算后再制证。制证中暂估冲回 是没有凭证模板的,或者说系统已经设好了对应的模板,大家只在系统设置的暂估冲回选择相应的种类就行了。还有一点就是前面说的,所有的单据中每条分录金额 都不能为0,否则就不能制证。
自动制证要特别注意哪些科目、金额不能改动,如做出入库单据凭证时,其对应的物料科目不能改动,别的科目可以改动, 否则帐就对不上;在处理销售收入凭证时,收入科目就不要改动;在固定资产、应收款等系统中都要分析哪些科目和金额是可以改动的。顺便提一下,如果总帐中未 设物料明细帐,则总帐不能直接制作存货科目类凭证,存货类凭证只能在存货核算系统中自动生成,且科目和金额不得改动,否则在期末处理的对帐中就对不上。
存 货核算中的期末处理有一个对帐功能,就是将总帐与物流帐核对,大家在做完所有凭证后,结帐前到这里查看一下,看是否一样,不一样的要分析原因。其实只要大 家把握住所有的物流凭证做完后,不修改物流存货科目和修改其金额就行了。大家可以自已总结一下,还有几处对帐的的地方要注意。
大家在第一次使用材料出库核算和期末结帐很不易通过,就是由于上述几种原因造成的。
销 售系统与采购系统是对应的,但又不一样。如销售系统一般使用应收款系统来管理合同,订单与合同关联,因为这样可以反映出欠款情况。但应用应付款系统一般很 少,所以订单一般不必关联采购合同来做。另一点是采购系统中的已入库但未来发票的有暂估入库来处理,但销售系统中就没有对应的功能。其实在销售系统中,如 果按正常方式处理也很好做,如已出库但未开发票的在分期收款发出商品中处理,这样就将业务完整的反映了,即及库存也会是正确的,很多单位就是因为没有开发 票,所以不做销售出库单,使得即时库存不准确。这里有一点要强调,就是不论什么情况,只要是实物办理了出入库,就要在系统中处理,要保证即时库存是正确 的,这是K3物流管理的基础。
在材料出库中,我们要注意出库的种类,是生产领料还是开发或行政领料。是生产领料的要填上成本对象,这样不论你是否 使用成本系统,生产材料都会方便地归集到对应的产品中;是其他领料的,最好注意是用于什么领料。注意在其他出入库中,可以进行分类,一般将其他出库分为: 开发领料、行政领料、参展试用领料等,财务根据不同的领料类别处理凭证。
对于出入库退回,应做对应的红字单据,不要做成相反的蓝字单据。如:销售退回应做红字销售出库单,不能做入库单,这样做了凭证后可以冲回对方的应收帐款,使应收款保持正确性。同样外购入库发生退货时也应类似处理。
说到退货,有两种情况,一是对方送货来后还未入库就已经退给对方了,另一种是入库后退回给对方。作为实物管理人员,只想到是退货了,做单据时就易误做。记住入库前退货的制作退货单,入库后退货的做红字入库单。
曾 有这种情况,我们公司与客户签定了一笔合同,其中含有一套电脑,因电脑在当地即可购买,因此合同中有电脑,对方付款时含有电脑,实际发货时没有电脑。这样 造成销售订单中电脑长期未出库,后来才知道,电脑票早就报销入帐了。类似情况大家要注意,做一个虚拟入库和虚拟出库即可,这样采购发票有对应的入库单,销 售发票有对应的出库单。
在日常录入单据时,单据较长的,录入一部分后保存一次,这样防止突然中止服务等现象。
对于所有业务处理,管理员应有一个总体的设计,这就是系统中的流程设计了,下面对流程设计作一个简要说明。

删除工业单据后,号码不会自动填 补,而凭证号删除后,自动要求补录;

 
 
 
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